Der mühsame Weg zum papierlosen Büro

Viele Unternehmen tun sich noch immer schwer damit, Abläufe und Prozesse zu digitalisieren.

Das papierlose Büro wird schon seit mehreren Jahrzehnten propagiert. Dennoch quellen die Papierkörbe noch immer über. Egal ob Verträge, Rechnungen, Personalakten, Lieferscheine oder Urlaubsanträge: Prinzipiell lässt sich heutzutage alles digital und damit weitgehend papierlos erledigen. Aber den Druckerherstellern geht es prima, und pro Jahr werden nach Angaben des Verbands Deutscher Papierfabriken in Deutschland 22 Millionen Tonnen Papier und Pappe produziert – Tendenz gleichbleibend. Das papierlose Büro kommt nicht voran. Doch die Corona-Pandemie bringt womöglich eine Wende und befeuert die Digitalisierung. Eine Studie des Branchenverbands Bitkom kommt zu dem Ergebnis, dass 86 Prozent der Unternehmen in Deutschland vorhaben, Kommunikationsprozesse zu digitalisieren. Der Gang ins Homeoffice trägt ebenso dazu bei, den Papierbedarf zu verringern. Hat früher bei persönlichen Meetings und Konferenzen jeder seinen Stapel Papier dabeigehabt, machen Videokonferenzen dies überflüssig. Die Erkenntnis für Entscheider wie Mitarbeiter: Es geht auch ohne.

Auch neue Gesetze und ein zunehmendes Umweltbewusstsein bringen Unternehmen auf dem Weg zum papierlosen Büro langsam, aber stetig voran. Das Gesetz zu elektronischen Rechnungen aus dem Jahr von 2016 verpflichtete die Behörden, bis April 2020 die Voraussetzungen für Empfang und Verarbeitung elektronischer Rechnungen zu schaffen. Ab dem Stichtag 27. November 2020 dürfen Lieferanten der öffentlichen Hand keine Rechnungen auf Papier mehr stellen. Wörtlich heißt es im E-Rechnungs-Gesetz: „Rechnungssteller müssen Rechnungen gegenüber Rechnungsempfängern in elektronischer Form ausstellen und übermitteln. Sie können sich hierbei der Dienstleistung von Rechnungssendern bedienen.“ Eine Senkung des Papierverbrauches spart nicht nur Rohstoffe, Tinte und Toner, sondern senkt vor allem den Wasserverbrauch deutlich. Die Produktion eines handelsüblichen DIN-A4-Blattes benötigt etwa 10 Liter Wasser. Bei Recyclingpapier sind es nur noch rund 100 ml. […]

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